Kiểm lâm viên phụ trách địa bàn chắc hẳn đã từng tổ chức hoặc tham dự các cuộc họp cụm dân cư chỉ được chuẩn bị sơ sài, mang tính hình thức. Mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia nên hiệu quả mang lại rất thấp.

Một trong những khó khăn trong các buổi họp dân đó là người dân thường lười đi họp hoặc  bị sao nhãng nội dung chính thức của buổi họp do ảnh hưởng của nhiều yếu tố nội ngoại cảnh chẳng hạn như đi không đúng giờ; ra vào tùy tiện; những mệt mỏi, bận rộn của vụ  mùa; phim truyền hình hay và lôi cuốn nên muốn về sớm; nói chuyện riêng gây mất trật tự;…

Để khắc phục những vấn đề nêu trên cũng như hướng đến việc tổ chức có chất lượng hơn các buổi họp cụm dân cư, kiểm lâm địa bàn cần nắm bắt một số kinh nghiệm và gợi ý để tổ chức cuộc họp cụm dân cư có hiệu quả.

Hình thức tổ chức họp cụm dân cư

- Có thể lồng ghép vào các cuộc họp khác của thôn để tiết kiệm thời gian và chi phí.

- Hình thức cần thay đổi để khỏi nhàm chán.

- Một cuộc họp có thể chỉ tập trung vào 1 chủ đề hay có thể triển khai nhiều nội dung.

- Sử dụng công cụ trực quan: bản đồ tư duy, cây vấn đề, hình ảnh thực tế, poster, tờ rơi…

- Tránh đứng đọc nguyên cả văn bản dài dòng, không ai nghe. Mà cần nêu những ý chính. Kèm theo giải thích, cho ví dụ cụ thể để người dân hiểu rõ hơn.

- Sử dụng giá trị của những câu chuyện cá nhân: nghệ thuật dẫn dắt câu chuyện để nói đến nội dung chính của cuộc họp cụm dân cư.

Kỹ năng quản lý, điều khiển một cuộc họp

-  Bảo đảm cuộc họp diễn ra đúng các thủ tục.

-  Bảo đảm cuộc họp đề cập đầy đủ các chủ đề trong chương trình cuộc họp đã ấn định thời gian.

-  Tạo cơ hội cho mọi người trình bày ý kiến hữu ích, không để người nào nói dông dài hoặc lấn át người khác.

-  Hướng các ý kiến vào trọng tâm của cuộc họp.

-  Giúp cho cuộc họp giải quiyết các vấn đề và ra quyết định một cách hiệu quả.

-  Cung cấp cho cuộc họp những thông tin hữu ích mà chỉ ở cấp của mình mới nắm được.

-  Đoán biết khả năng bất đồng, xung đột có thể xảy ra trong tranh luận để sử dụng các kỹ thuật loại bỏ và đóng vai trò trọng tài hoà giải.

-  Có tiếng nói quyết định trong một số trường hợp cần thiết.

Xử lý các tình huống/tình trạng thường gặp trong cuộc họp

-  Tình trạng im lặng kéo dài

  + Thăm dò để biết lý do

  + Lỗi của khâu chuẩn bị

  + Thay đổi cách đặt vấn đề

-   Mọi việc diễn ra quá nhanh

  + Đưa các câu hỏi cấp cao hơn

  + Yêu cầu giải thích thêm

  + Kiểm tra chi tiết các phương án giải quyết

-   Mọi việc diễn ra quá chậm

  + Cố tình đưa ra một thông tin sai để lấy không khí thảo luận

  + Tạo tình huống có vấn đề

  + Thay đổi không khí cuộc họp

-   Gặp người nói quá  nhiều

  + Lưu ý thời gian cho họ

  + Cắt ngang, tóm tắt ý kiến và chuyển ngay sang phần khác

  + Sử dụng phiếu phát ý tưởng

-     Người luôn im lặng

  + Đặt câu hỏi trực tiếp với họ

  + Các câu hỏi đầu ở mức tướng đối dễ

-   Buổi họp đi lạc đề: phải xem xét lại giới hạn thảo luận.

- Trả lời những câu hỏi mang tính thách đố

  + Bình tĩnh lắng nghe và trả lời một cách cương quyết

  + Tránh bị ảnh hưởng bởi các cảm xúc

- Trả lời những câu hỏi phức tạp

  + Trả lời từng nội dung một, bắt đầu từ những vấn đề tự tin nhất

  + Khéo léo bỏ qua những nội dung không quan trọng

- Trả lời những câu hỏi vòng vo: đừng vội trả lời cho tới khi người hỏi xác nhận bạn đã hiểu đúng tinh thần câu hỏi hay chưa.

Kiểm lâm phụ trách địa bàn nên lựa chọn, áp dụng linh hoạt những kinh nghiệm, gợi ý trên cho từng cuộc họp cụm dân cư cụ thể ở mỗi địa phương để đạt được mục đích truyền thông cũng như thu thập được sự tham gia đầy tinh thần trách nhiệm từ phía người dân. Sự tương tác có hiệu quả trong những buổi họp cụm dân cư sẽ góp phần rất lớn vào công cuộc xã hội hóa công tác quản lý tài nguyên rừng./.